Guide d’utilisation de CROU Manager

CROU Manager est l’application de gestion de l’administration du CROU de Bondoukou : demandes des agents (attestations, absences, congés, permissions) et leur validation, actes officiels, courrier, notes de service et dossier administratif.

Ce guide est organisé par profil. Chacun commence par la partie Tous les agents, puis lit les parties qui correspondent à son rôle. Le menu de gauche n’affiche que les rubriques autorisées pour votre compte.

Tous les agents

Activer son compte

Votre compte est créé par le service RH. Vous recevez un e-mail « Activez votre compte » contenant un lien valable 7 jours.

1. Ouvrez le lien reçu par e-mail.
2. Choisissez votre mot de passe (au moins 10 caractères) et confirmez-le.
3. Cliquez sur Activer mon compte, puis connectez-vous.

Le lien ne sert qu’une fois. S’il a expiré ou si vous n’avez rien reçu (pensez aux courriers indésirables), demandez au service RH un nouveau lien : il peut vous le renvoyer par e-mail ou vous le remettre directement.

Se connecter

Rendez-vous sur https://administration.croubondoukou.ci et saisissez votre adresse e-mail ou votre matricule, puis votre mot de passe.

La session dure 8 heures. Pensez à vous déconnecter (en bas du menu) sur un poste partagé.

Mot de passe oublié

1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?
2. Saisissez l’adresse e-mail de votre compte.
3. Ouvrez le lien reçu (valable 30 minutes) et choisissez un nouveau mot de passe.

Mon compte

Le menu en haut à droite (votre nom) ouvre Mon compte : vos informations (tenues à jour par les RH) et le changement de mot de passe. Les validateurs y déposent aussi leur signature (voir plus bas).

Le tableau de bord

Il résume ce qui vous concerne : vos demandes en cours, à corriger et approuvées, les courriers qui vous sont imputés, les notes de service non lues et, pour les validateurs, les demandes qui attendent votre avis. Les pastilles orange du menu indiquent le nombre d’éléments en attente.

Faire une demande

Les types de demande

Demande	Ce qu’il faut renseigner	Circuit de validation
Attestation de travail	Observation facultative	RH puis Directeur
Attestation de présence	Observation facultative	RH puis Directeur
Attestation de prise de service	Observation facultative	RH puis Directeur
Autorisation d’absence	Période, lieu de destination, motif	Défini par l’administrateur
Congé annuel	Période, motif	Défini par l’administrateur
Permission journalière	Période, motif	Défini par l’administrateur

Le circuit s’affiche à droite du formulaire avant l’envoi. Vous ne passez jamais par un niveau égal ou inférieur au vôtre : un chef de service, par exemple, ne valide pas sa propre demande.

Créer et soumettre une demande

1. Ouvrez Mes demandes et choisissez le type de demande.
2. Remplissez le formulaire. Les dates sont incluses : du 10 au 12 compte 3 jours.
3. Cliquez sur Soumettre la demande, ou sur Enregistrer le brouillon pour la terminer plus tard.

À la soumission, la demande reçoit une référence (DEM-2026-00001) et le premier validateur est prévenu par e-mail.

Suivre une demande

Dans Mes demandes, chaque demande affiche son statut et l’étape en cours. La fiche montre tout le circuit : avis déjà donnés (avec leur observation), avis attendu et étapes suivantes.

Statut	Signification
Brouillon	Pas encore soumise : modifiable
En validation	En cours de circuit
À corriger	Renvoyée par un validateur, avec un motif
Approuvée	Toutes les validations sont obtenues
Annulée	Annulée par l’agent, ou demande reprise de l’ancienne application

Corriger une demande renvoyée

Si un validateur renvoie votre demande, vous recevez un e-mail et la fiche affiche son motif.

1. Ouvrez la demande et cliquez sur Corriger et resoumettre.
2. Modifiez ce qui est demandé, puis cliquez sur Soumettre la demande.

Le circuit reprend depuis le début. Les avis de la première soumission restent visibles dans l’historique.

Annuler une demande

Tant qu’aucun validateur n’a donné son avis, le bouton Annuler la demande est disponible sur la fiche.

L’acte officiel

Quand la demande est approuvée, un acte numéroté (0001/2026/CROU-Bdk/RH) est émis. Téléchargez-le depuis la fiche avec le bouton Acte n° …. Il est aussi rangé dans Mon dossier.

L’acte porte les signatures des validateurs et un QR code. En le scannant, n’importe qui (une banque, une administration) peut vérifier que l’acte a bien été émis par le CROU. La page de vérification n’affiche que le type d’acte, son numéro, sa date et le bénéficiaire.

Le congé annuel

Votre solde de l’année s’affiche dans Mes demandes : droit, jours pris, jours en validation et solde. Les jours sont comptés en jours calendaires. Une demande qui dépasse le solde est refusée à la soumission ; adressez-vous au service RH si votre droit doit être ajusté (report, ancienneté…).

Le calendrier des absences

Calendrier des absences montre, mois par mois, les congés, autorisations d’absence et permissions de votre service (de votre sous-direction pour un sous-directeur, de tout le CROU pour les RH et la direction). Les absences en validation apparaissent en pointillé. Les motifs n’y figurent jamais.

Notes de service, courrier et dossier

Lire les notes de service

Notes de service liste les notes qui vous sont adressées ; les nouvelles sont surlignées. L’ouverture d’une note enregistre votre lecture : l’auteur sait que vous l’avez lue. Une éventuelle pièce jointe s’ouvre depuis la note.

Mon courrier

Quand un courrier vous est imputé, vous recevez un e-mail et il apparaît dans Mon courrier avec l’instruction et l’échéance (en rouge si elle est dépassée).

1. Ouvrez le courrier : détails, pièces scannées, imputations et réponses.
2. Cliquez sur Je le traite pour signaler que vous vous en occupez.
3. Ajoutez votre réponse ou vos remarques dans Réponses et commentaires, et joignez si besoin des pièces (PDF, PNG ou JPEG).
4. Cliquez sur Marquer traité une fois le travail terminé.

Si vous encadrez une équipe, vous pouvez réimputer le courrier à vos collaborateurs (voir la partie Responsables).

Mon dossier

Mon dossier rassemble vos pièces administratives déposées par les RH (contrat, évaluation, diplôme…), les actes émis à votre nom, votre solde de congé et l’historique de vos demandes.

Validateurs et responsables

Cette partie concerne les chefs de service, sous-directeurs, gestionnaires RH et le directeur.

Déposer sa signature

Votre signature scannée est apposée sur les actes que vous validez.

1. Ouvrez Mon compte, rubrique Ma signature.
2. Choisissez une image PNG ou JPEG (1 Mo au plus), de préférence sur fond blanc ou transparent.
3. Cliquez sur Enregistrer la signature.

Une nouvelle signature ne modifie pas les actes déjà émis. Le service RH peut aussi la déposer pour vous depuis votre fiche agent.

Donner un avis

À valider liste les demandes qui attendent votre avis, avec la durée d’attente.

1. Ouvrez la demande et vérifiez les détails et les avis précédents.
2. Ajoutez une observation si nécessaire.
3. Cliquez sur Favorable : la demande passe à l’étape suivante, ou est approuvée si vous êtes le dernier niveau.
4. Ou cliquez sur Renvoyer à l’agent pour correction : le motif est obligatoire, l’agent le reçoit par e-mail.

Vous êtes validateur d’une demande si vous avez le rôle du niveau attendu et le même rattachement que l’agent : chef de service du même service, sous-directeur de la même sous-direction, RH ou Directeur.

Désigner un intérimaire

Avant une absence, ouvrez Intérims, choisissez l’intérimaire et la période, puis cliquez sur Désigner. Pendant cette période, l’intérimaire reçoit les demandes qui vous sont destinées ; ses avis sont enregistrés « par intérim de » vous et l’acte porte la mention « P.I. ». Vous pouvez annuler un intérim à tout moment.

Diffuser une note de service

1. Ouvrez Notes de service puis Nouvelle note.
2. Saisissez l’objet et le texte ; ajoutez si besoin une pièce jointe.
3. Choisissez les destinataires. Un chef de service diffuse à son service et un sous-directeur à sa sous-direction ; la direction et les RH peuvent viser tout le personnel, des directions, sous-directions, services ou agents précis.
4. Cliquez sur Publier (ou enregistrez un brouillon).

Les destinataires sont prévenus par e-mail. L’onglet Mes notes indique pour chaque note combien l’ont lue ; la fiche donne le détail, agent par agent. Retirer la note la fait disparaître pour ses destinataires.

Imputer un courrier

Sur la fiche d’un courrier qui vous est imputé, la rubrique Imputer à permet de le confier à un ou plusieurs agents, avec une instruction (« pour traitement », « pour avis »…) et une échéance. Votre propre imputation passe alors « en cours ».

Secrétariat et courrier

Enregistrer un courrier

1. Ouvrez Registre du courrier, onglet Courrier arrivé ou Courrier départ.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Renseignez l’expéditeur, le destinataire, la date et le numéro de correspondance du courrier, le type et l’objet, puis joignez le courrier scanné (PDF, PNG ou JPEG ; 10 Mo par fichier, 20 Mo par envoi).
4. Cliquez sur Enregistrer le courrier.

Le numéro d’enregistrement est attribué automatiquement, avec une numérotation annuelle propre à chaque registre (A-2026-0220 à l’arrivée, D-2026-0001 au départ).

Imputer, suivre et classer

Sur la fiche, imputez le courrier (en général au Directeur), puis suivez son avancement. Le statut évolue tout seul : Reçu, Imputé, En cours, Traité. Une fois le dossier clos, cliquez sur Classer ; Sortir du classement le rouvre si nécessaire.

Rechercher et exporter

Le registre se filtre par numéro, expéditeur, destinataire, objet, type, statut et année. Le bouton Excel exporte le registre avec les mêmes filtres.

Un courrier n’est visible que du secrétariat, de la direction et des agents à qui il a été imputé ou qui l’ont imputé.

Ressources humaines

Gérer les agents

Agents liste le personnel avec recherche et filtres (service, statut). Le bouton Excel exporte la liste complète.

• Nouvel agent : identité, matricule, emploi, fonction, niveau hiérarchique et rattachement. Le service détermine automatiquement la sous-direction et la direction. Si un e-mail est renseigné, l’agent reçoit son invitation.
• La fiche agent permet de modifier ces informations, d’attribuer les rôles (administrateur), de désactiver un compte, de renvoyer l’invitation ou d’obtenir le lien d’activation à remettre à l’agent.
• Le champ Titre (par exemple « Docteur ») figure sur les attestations signées par l’agent.
• Inviter les comptes non activés envoie d’un coup leur lien aux agents qui n’ont pas encore activé leur compte.

Importer des agents

Import des agents crée ou met à jour des agents depuis un fichier Excel. Téléchargez le modèle, remplissez-le, cliquez sur Analyser pour vérifier le fichier sans rien modifier, puis sur Importer. Un agent déjà présent (même matricule ou même e-mail) est mis à jour.

Le dossier administratif

Sur la fiche agent, la rubrique Dossier administratif permet de déposer des pièces (contrat, évaluation, diplôme, certificat, pièce d’identité…), visibles ou non par l’agent. Retirer ôte une pièce du dossier ; l’opération reste tracée.

Suivre toutes les demandes

Toutes les demandes liste les demandes de tous les agents, avec recherche (référence, nom, matricule) et filtres par type et statut. Pour une demande approuvée qui n’a pas encore d’acte (par exemple une demande reprise de l’ancienne application), le bouton Émettre l’acte le génère.

Gérer les congés annuels

Congés annuels affiche, pour l’année choisie, le droit, les jours pris, les jours en validation et le solde de chaque agent. Modifiez le droit d’un agent (report, ancienneté…) en indiquant le motif, puis cliquez sur OK.

Direction

Statistiques

Statistiques présente, pour l’année choisie :

• les demandes par mois, par type (avec le délai moyen d’approbation), par service, et celles en attente par niveau ;
• les jours d’absence approuvés par mois, par motif et par agent ;
• le courrier arrivé et départ par mois, les délais de traitement et les imputations en retard ;
• les effectifs par service et l’activité des notes de service.

Survolez un graphique pour lire la valeur exacte ; Voir les données affiche le tableau correspondant. Exporter (Excel) produit un classeur complet de l’année.

Administration

Organisation

Organisation gère les directions, sous-directions et services. Une unité n’est jamais supprimée : elle est désactivée, pour conserver l’historique des agents qui y ont été rattachés.

Rôles

Les rôles s’attribuent sur la fiche de chaque agent ; le rôle Agent est toujours présent.

Rôle	Principales possibilités
Agent	Faire ses demandes, lire les notes, traiter son courrier, consulter son dossier
Chef de service	Avis sur les demandes de son service, notes à son service, imputation du courrier
Sous-directeur	Avis sur les demandes de sa sous-direction, notes à sa sous-direction, imputation du courrier
Gestionnaire RH	Avis RH, gestion des agents, des dossiers et des congés, toutes les demandes, notes à tout le CROU, statistiques
Directeur	Décision finale, toutes les demandes, registre du courrier, notes à tout le CROU, statistiques
Secrétariat / courrier	Enregistrement, imputation et classement du courrier
Administrateur	Organisation, rôles, circuits de validation, agents, statistiques

L’application impose de conserver au moins un administrateur actif.

Circuits de validation

Circuits de validation règle, pour l’autorisation d’absence, le congé annuel et la permission, les niveaux du circuit : inclus ou non, obligatoire ou non, et leur ordre. Un niveau facultatif est sauté quand aucun validateur n’existe pour le rattachement de l’agent. Les attestations suivent toujours le circuit RH puis Directeur. Une modification ne touche que les demandes soumises ensuite.

Questions fréquentes

Je n’ai pas reçu l’e-mail d’activation. Vérifiez vos courriers indésirables, puis demandez au service RH de renvoyer l’invitation ou de vous remettre le lien d’activation.

Je ne vois pas une rubrique du menu. Le menu dépend de votre rôle. Si une rubrique vous manque, adressez-vous à l’administrateur.

Ma demande est bloquée à une étape. La fiche indique quel niveau doit donner son avis. Si le validateur est absent, il peut désigner un intérimaire depuis Intérims.

Le message « Aucun validateur n’est configuré pour votre rattachement » s’affiche. Votre service ou votre sous-direction n’a pas de validateur pour un niveau obligatoire. Le service RH doit vérifier votre rattachement ou attribuer le rôle manquant.

Comment savoir si un acte est authentique ? Scannez son QR code ou ouvrez l’adresse imprimée sous le code.

Que sont les demandes « Reprise V1 » ? Ce sont les demandes de l’ancienne application, reprises pour garder l’historique. Les demandes validées dans l’ancienne application sont approuvées ; celles qui étaient en cours ou rejetées sont archivées. Une mention explique leur état d’origine.